На главную


AnonsImg 29 июня 2016
AnonsImg 28 июня 2016
AnonsImg 25 июня 2016
Rambler's Top100
 
Новости
 
Фонды
 
Вопрос-ответ
 
Контакты

Памятка о порядке формирования и ведения наблюдательных дел организаций - источников комплектования (2011)

Министерство культуры, по делам национальностей,

информационной политики и архивного дела Чувашской Республики

 

Бюджетное учреждение Чувашской Республики

«Государственный исторический архив Чувашской Республики»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПАМЯТКА

о порядке формирования и ведения наблюдательных дел

организаций – источников комплектования

БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Чебоксары 2011

 


 

 

 

УТВЕРЖДЕНА

Приказом директора БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии

от ___ ___________ 2011 г. №____

 

 

 

ПАМЯТКА

о порядке формирования и ведения наблюдательных дел

организаций – источников комплектования

БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Памятка о порядке формирования и ведения наблюдательных дел организаций – источников комплектования БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии (далее – Памятка) разработана в соответствии с «Правилами организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук» (М., 2007) (далее – Правила), «Основными правилами работы архивов организаций» (М., 2002) (далее – Основные правила).

Разработка Памятки вызвана необходимостью унификации требований к составу документов, находящихся в наблюдательном деле.

В данной Памятке определен примерный состав документов, содержащихся в наблюдательных делах, сроки их хранения, порядок отбора и передачи наблюдательных дел на постоянное хранение. Памятка состоит из введения и четырех разделов.

Первый раздел «Общие положения» раскрывает основные направления работы архива с организациями - источниками  комплектования госархива по формированию наблюдательных дел с момента включения организации в список источников комплектования архива и ведется до момента исключения организации из него.

Во втором разделе «Порядок формирования и оформления наблюдательных дел» определяются требования, предъявляемые к формированию, оформлению и хранению наблюдательных дел организаций.

В третьем разделе «Состав и сроки хранения документов наблюдательных дел» уточнены виды документов, входящих в состав наблюдательных дел, систематизация, сроки хранения, условия отбора их на постоянное хранение.

В четвертом разделе «Отбор и экспертиза ценности документов наблюдательного дела в текущем делопроизводстве и при исключении из списка организаций – источников  комплектования БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии отражены вопросы отбора и экспертизы ценности документов наблюдательного дела в текущем делопроизводстве и при исключении из списка организаций – источников комплектования БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии.

Памятка предназначена для специалистов отдела комплектования и ведомственных архивов БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии для использования ее при формировании наблюдательных дел организаций источников - комплектования госархива.

 

 

 

 

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

Наблюдательное дело - совокупность документов, характеризующих правовой статус и деятельность, а также систему документационного обеспечения и работы архива организации - источника комплектования.

1.1. В целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики, находящихся на временном хранении в архивах организаций, БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии, в пределах своих полномочий, осуществляет методическое руководство и контроль. В функцию контроля входят периодически проводимые комплексные и тематические проверки их работ.

Организационно – методическое руководство и контроль за работой архивов организаций – источников комплектования, находящихся на временном хранении и организацией документов в делопроизводстве учреждений предусматривает:

- осуществление совместно с организациями – источниками комплектования организационных и методических мероприятий по совершенствованию работы архивов, экспертных комиссий, организации документов в делопроизводстве;

- проведение комплексных, тематических и контрольных проверок архивов и организации документов в делопроизводстве;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- изучение и обобщение результатов работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- повышение квалификации работников, отвечающих за архивы и ведение делопроизводства в организациях;

- отбор и упорядочение управленческих, научно – технических, аудиовизуальных документов и подготовка их к передаче на постоянное хранение, упорядочение документов по личному составу, обеспечение их сохранности, а также за использование архивных документов;

- ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, проведение паспортизации архивов организаций.

1.2. Приказом директора БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии за специалистами отдела комплектования и ведомственных архивов закрепляются организации для осуществления организационно-методического руководства и контроля за работой архивов, организацией документов в делопроизводстве учреждений – источников комплектования.

1.3. Для учета работы с организациями в госистархиве ведутся картотеки учета работы с организациями, автоматизированные базы данных и наблюдательные дела.

1.4. В соответствии с п. 4.1.3. «Правил» БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии ведет наблюдательное дело на каждую организацию, включенную в состав источников его комплектования.

Наблюдательное дело формируется с момента включения организации в список источников комплектования архива и ведется до момента исключения организации из него, в виду ликвидации или коренной реорганизации, повлекшей изменение задач и функций организации.

Изменение наименования или подчиненности организации, а также смена формы собственности не является основанием для открытия нового наблюдательного дела.

Состав документов, формируемых в наблюдательное дело, должен отражать его назначение, а именно: по наблюдательному делу делается вывод об уровне состояния делопроизводства в организации, об уровне обеспечения сохранности документов, об изменении в  наименовании организации, ее структуры и организационно-правовой формы, об уровне организационной работы куратора и ее качестве.

Ведение наблюдательного дела возлагается на сотрудника отдела комплектования и ведомственных архивов, курирующего соответствующую организацию.

 

 

II. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ НАБЛЮДАТЕЛЬНЫХ ДЕЛ

 

2.1. Документы в наблюдательных делах формируются в определенном порядке. Первым документом в наблюдательном деле помещается докладная записка, выписка из протокола ЭПК Минкультуры Чувашии с решением о включении организации в список источников комплектования госархива, последним документом - докладная записка и выписка из протокола ЭПК Минкультуры Чувашии об исключении организации из списка источников комплектования госархива. Систематизация остальных документов внутри наблюдательных дел осуществляется в хронологическом порядке по мере поступления документов, независимо от их видов.

Подходы к систематизации документов во всех наблюдательных делах в госистархиве Чувашии должны быть одинаковыми.

2.2. В БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии документы в наблюдательных делах подшиваются в процессе деятельности. Дела объемом свыше 250 листов формируются в отдельные тома.

2.3. Обложки наблюдательных дел оформляются в соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» (ВНИИДАД, М., 1991), предъявляемыми к оформлению обложек дел текущего делопроизводства.

На обложку наблюдательного дела выносятся следующие реквизиты:

- наименование государственного архива;

- индекс по номенклатуре дел;

- наименование отдела, ответственного за работу с организациями;

- порядковый номер организации по списку организаций – источников комплектования государственного архива, утвержденному директором БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии и согласованному с ЭПК Минкультуры Чувашии;

- наименование организации;

- крайние даты, которыми являются даты решения ЭПК Минкультуры Чувашии о включении и исключении организации из списка источников комплектования госистархива.

На обложку наблюдательного дела крайние даты документов выносятся при передаче его на постоянное хранение в фонд государственного архива.

Если наблюдательное дело состоит из нескольких томов, то в этом случае после наименования организации указывается номер тома.

В случае изменения реквизитов: индекс, наименование организации или при передаче в другую организацию обложки наблюдательных дел переоформляются или на обложке указывается новое наименование этой организации, а прежнее наименование организации заключается в скобки.

2.4. Наблюдательное дело в текущем делопроизводстве размещается в шкафах в соответствии с порядковым номером организации – источника комплектования в вертикальном положении. На внутренней стороне шкафа размещается список организаций с указанием их порядкового номера.

2.5. Доступ к документам наблюдательных дел организаций имеют только сотрудники отдела комплектования и ведомственных архивов госистархива, ответственные за работу с организациями.

2.6. Осуществляет контроль и несет ответственность за своевременным качественным формированием наблюдательного дела специалист отдела комплектования и ведомственных архивов, курирующий соответствующую организацию.

 

III. СОСТАВ И СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НАБЛЮДАТЕЛЬНЫХ ДЕЛ

 

В наблюдательные дела включаются документы, характеризующие работу БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии с организацией – источником комплектования этого архива по вопросам ведения делопроизводства и обеспечения сохранности документов, где состав документов  помещаемых, в наблюдательные дела отражены по следующим группам:

 

3.1. Учредительные и правоустанавливающие документы организации:

 

3.1.1. Выписка из решения ЭПК Минкультуры Чувашии о включении организации в список организаций - источников комплектования.

3.1.2. Копии распорядительных документов (указов, приказов, решений постановлений) о создании организации, изменениях ее наименования и подчиненности, реорганизации и ликвидации.

3.1.3. Устав организации, копии свидетельства о государственной регистрации устава,  либо выписка об основных направлениях деятельности  и функциях организации.

 

3.2. Нормативно-методические и организационно-распорядительные документы, регламентирующие документационное обеспечение управления и работу архива организации:

 

3.2.1. Инструкция по ведению делопроизводства.

3.2.2. Номенклатура дел организации (действующая).

3.2.3. Копия распорядительного документа о создании и составе постоянно действующей экспертной комиссии организации.

3.2.4. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации.

3.2.5. Положение об архиве организации.

Перечисленные документы помещаются в наблюдательное дело после согласования их ЭМК БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии и утверждения руководителем организации.

3.2.6. Приказ о назначении начальника службы документационного обеспечения.

3.2.7. Приказ о назначении зав. архивом или ответственного за архив.

 

3.3. Информационные документы о работе архива организации:

 

3.3.1. Справки (акты) по результатам проведения комплексных, тематических, контрольных обследований (проверок) работы делопроизводства и архива организации.

3.3.2. Справки организации об утратах документов постоянного срока хранения, документов по личному составу, о причинах утраты и мерах по розыску документов.

3.3.3 Акты проверок наличия документов.

3.3.4. Акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.

3.3.5. Переписка с организацией по вопросам ведения делопроизводства и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики.

В наблюдательном деле могут формироваться и другие документы, отражающие работу государственного архива с организациями (итоги смотра – конкурса, акты о приеме документов и др.). На госхранение эти документы могут передаваться в составе наблюдательного дела после исключения организации из списка источников комплектования и проведения экспертизы их ценности.

Рекомендуемый состав и сроки хранения документов, согласно Перечню (М., 2010) приводится в Приложении 1.

 

IV. ОТБОР И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ НАБЛЮДАТЕЛЬНОГО ДЕЛА В ТЕКУЩЕМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ И ПРИ ИСКЛЮЧЕНИИ ИЗ СПИСКА

ОРГАНИЗАЦИЙ – ИСТОЧНИКОВ  КОМПЛЕКТОВАНИЯ БУ «ГОСИСТАРХИВ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ» МИНКУЛЬТУРЫ ЧУВАШИИ

 

4.1. Экспертиза ценности документов наблюдательного дела проводится в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии один раз в 5 лет, в соответствии с рекомендуемыми сроками хранения, указанными в Приложении Памятки.

4.2. При проведении экспертизы ценности документов наблюдательного дела могут быть отобраны и оставлены на дальнейшее хранение в его составе, до исключения организации из списка источников комплектования БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии следующие документы:

- нормативно – методические документы организации (положения о ЭК, об архиве, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел).

4.3. Наблюдательные дела подлежат экспертизе ценности, упорядочению и передаче на госхранение при исключении организации из списка организаций – источников комплектования БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии (ликвидация, отказ от сотрудничества, сокращение объема документов, представляющих историческую ценность при изменении правового статуса).

При исключении организации из списка организаций – источников комплектования одного госархива и включении её в список организаций – источников комплектования другого госархива (при наличии выписки из протоколов ЭПК Минкультуры Чувашии с решением о включении и исключении организации из списка организаций – источников комплектования госархива) наблюдательное дело передается другому госархиву согласно акту приема – передачи документов.

4.4. Все документы, входящие в состав наблюдательного дела организации, после принятия решения ЭПК Минкультуры Чувашии об исключении её из списка организаций - источников комплектования БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии, подлежат экспертизе ценности упорядочению и передаче на госхранение.

4.5. Наблюдательные дела, завершенные делопроизводством, подшиваются и оформляются  в установленном порядке, включаются в опись дел постоянного хранения БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии и систематизируются согласно схеме построения списка учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования госархива. Наблюдательные дела включаются в опись по дате исключения организации из списка организаций – источников комплектования.

 

 

 

 

 

 

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭМК

БУ «Госистархив Чувашской Республики»

Минкультуры Чувашии

___ _____________ 2011 г. № ____

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение к п. 4.1

Состав документов и сроки хранения наблюдательного дела

 

п/п

Наименование вида документа

Сроки хранения

Примечание

 

 

1

2

3

4

1.

Докладная записка о включении организации в список организаций – источников комплектования государственного архива

постоянно

ст. 246

На госхранение передается в составе наблюдательного дела, после исключения организации из списка организаций - источников комплектования государственного архива (далее – список ИК)

 

2.

Выписка из протокола ЭПК Минкультуры Чувашии с решением о включении организации в список ИК

 

постоянно

ст. 18 г

На госхранение передается в составе НД, после исключения организации из списка ИК

3.

Устав организации или положение о ней. Копия

3 г

ст. 50 б

После замены новыми

На госхранение поступает в составе документов фонда организации, в случае отсутствия в фонде в составе наблюдательного дела – постоянно

 

4.

Распорядительные документы о создании, переименовании, реорганизации, ликвидации организации (постановления, распоряжения, приказы). Копии

 

ДМН

ст. 19

На госхранение поступает в составе документов фонда организации, в случае отсутствия в фонде в составе наблюдательного дела - постоянно

5.

Договор между государственным архивом, частной и федеральной организацией о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела

 

постоянно

ст. 254

На госхранение передается в составе наблюдательного дела, после исключения организации из списка ИК

6.

Заключение государственного архива о составе документов приватизируемой, ликвидируемой организации

 

постоянно

ст. 255

На госхранение передается в составе наблюдательного дела, после исключения организации из списка ИК

7.

Нормативно – методические документы, регламентирующие работу по ведению делопроизводства и архива, согласованные ЭМК БУ «Госистархив  Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии и утвержденные руководителем:

- инструкция по делопроизводству;

- положение об архиве организации;

- положение о ЭК организации

 

3 г

ст. 57 б

После замены новыми

На госхранение передается в составе НД, после исключения организации из списка ИК и проведения экспертизы ценности

8.

Распорядительные документы организации о составе ЭК, назначении ответственного за архив и делопроизводство. Копии

ДЗН

ст. 19

На госхранение передается в составе НД, после исключения организации из списка ИК и проведения экспертизы ценности

9.

Номенклатура дел организации, согласованная ЭМК БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии и утвержденная руководителем

 

ДЗН

ст. 200 б

На госхранение передается в составе наблюдательного дела, после исключения организации из списка ИК

10.

Справки о результатах проведения государственным архивом проверок обеспечения сохранности документов

 

постоянно

ст. 246

В госхранение передаются при ликвидации организации в составе наблюдательного дела

11.

Выписка из протокола ЭПК Минкультуры Чувашии об исключении организации из списка организаций ИК государственного архива

 

постоянно

ст. 18 г

На госхранение передается в составе наблюдательного дела, после исключения организации из списка ИК

12.

Докладная записка об исключении организации из списка ИК

постоянно

ст. 246

На госхранение передается в составе наблюдательного дела, после исключения организации из списка ИК

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                      СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. (ГСДОУ) М., 1991

3. Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук. М., 2007.

4. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. М., 2010.

 

 

 

 

 

Госархив Архив современной истории Архив электронной и кинодокументации Архив печати       
Разработка сайта - ООО "Интернет-Сервис"
 
AnonsImg
28 августа 2019
AnonsImg
31 января 2018