На главную


AnonsImg 29 июня 2016
AnonsImg 28 июня 2016
AnonsImg 25 июня 2016
Rambler's Top100
 
Новости
 
Фонды
 
Вопрос-ответ
 
Контакты

Рекомендации по формированию дел в организации (2010)

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел – неотъемлемая составляющая работа по текущему хранению документов предприятия, непосредственное исполнение которых завершено. Дела в организациях формируются децентрализовано, т. е. в структурных подразделениях и у главных специалистов, или централизованно в службе делопроизводства предприятия. Организация работы по формированию дел возлагается на лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

В соответствии с требованиями типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536) исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в службу делопроизводства или лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела фиксируется в журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции, в графе «Отметка об исполнении» в зависимости от функционального назначения и вида документа в соответствии с номенклатурой дел, выписки из которой (рабочие экземпляры) должны иметься во всех структурных подразделениях и в службе делопроизводства.

Методическую помощь и контроль за правильным оформлением дел осуществляет служба делопроизводства.

Согласно «Основным правилам работы архивов организаций» (М., 2002) должны соблюдаться следующие требования при формировании дел:

  • распределение документов между делами производится в точном соответствии с номенклатурой дел;
  • в дела помещаются только исполненные документы и оформленные надлежащим образом, т. е. в соответствии с заголовками дел в номенклатуре дел;

  • группировка документов в составе дела осуществляется в пределах календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, документы выборных органов, документы театров, характеризующие сценическую деятельность (за театральный сезон), документы учебных заведений, истории болезней и др.;

  • в дело помещается только один экземпляр документа;

  • группировка документов одного вида с постоянным и временным сроками хранения производится в разные дела;

  • не допускается помещать в дела: оригиналы документов, подлежащих возврату, лишние и черновые экземпляры документов (за исключением особо ценных);

  • объем сформированного дела не должен превышать 250 листов, а его толщина, включая обложку, – 4 см. Если объем дела превышает норму, то в этом случае производится разделение дела на несколько томов (частей), на каждом томе оформляется и заголовок, и индекс дела с добавлением пометок «т. 1», «ч. 2» и т. д.;

  • документы внутри дела систематизируются в последовательности решений вопросов (более ранние документы располагаются в начале дела, а более поздние – в конце); лицевые счета, личные карточки рабочих и служащих по алфавиту; заявления и жалобы граждан по индексации;

  • факсограммы, телеграммы помещаются в дела на общих основаниях;

  • документы в составе личных дел работников располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления, отдельные виды документов (справки, фотографии и др.) в дела не подшиваются, а помещаются во вкладыши на внутренней стороне обложки;

  • при подготовке дел к подшивке из документов предварительно удаляются металлические скрепления (булавки, скрепки);

  • документы, сформированные в дела, подшиваются в твердую обложку из картона в четыре прокола.


Л.И. Яковлева, начальник отдела комплектования и ведомственных архивов

62-71-83

 

Госархив Архив современной истории Архив электронной и кинодокументации Архив печати       
Разработка сайта - ООО "Интернет-Сервис"
 
AnonsImg
28 августа 2019
AnonsImg
31 января 2018