На главную


AnonsImg 29 июня 2016
AnonsImg 28 июня 2016
AnonsImg 25 июня 2016
Rambler's Top100
 
Новости
 
Фонды
 
Вопрос-ответ
 
Контакты

Памятка «О порядке розыска необнаруженных архивных документов и подготовки документации для снятия их с учета» (2008)

Памятка «О порядке розыска необнаруженных архивных документов и подготовки документации для снятия их с учета».

 

Составители: Р.А. Захарова

Е.П. Павлова

М.Ю. Мясникова

Введение

 

            Обеспечение сохранности архивных документов является одной из важнейших задач РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» (далее архив). Оно включает в себя комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

            Одной из составляющих комплекса мероприятий является работа по розыску необнаруженных архивных документов.

            Настоящий порядок проведения розыска необнаруженных архивных документов и подготовки документации для снятия их с учета составлен в соответствии с «Памяткой о порядке предоставления государственными архивами в вышестоящий орган управления архивным делом материалов по итогам проверки наличия и состояния фондов» (М., 2004) и «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007).

Настоящая Памятка является нормативно-методическим пособием по организации работы по розыску необнаруженных архивных документов и подготовки документации для снятия их с учета и  предназначена для работников государственных и муниципальных архивов.

1. Общие положения

 

Розыск архивных документов, необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, при выдаче их пользователям в читальный зал или работникам архива, при работе с фондами после переработки или усовершенствования описей дел, документов отделом научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем (далее НСА и ИПС) организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки начальника отдела обеспечения сохранности и учета документов (далее ОС и УД).

1.2 Работником архивохранилища, на каждую необнаруженную им  единицу хранения заполняется карточка необнаруженных архивных документов

(см. Приложение 1).

1.3 Работу по розыску необнаруженных архивных документов проводят  заведующие архивохранилищами или главный специалист отдела ОС и УД.

 

2. Организация и проведение розыска необнаруженных архивных документов

 

2.1 Розыск необнаруженных архивных документов целесообразно начать со всестороннего изучения дел фондов и описей дел, документов.

2.2 При просмотре дела фонда следует внимательно изучить следующие документы, объясняющие и подтверждающие отсутствие необнаруженных архивных документов:

- акты приема - передачи документов на хранение;

- акты и отборочные списки о выделении архивных документов к уничтожению;

- акты и листы предшествующих проверок наличия и состояния;

- акты о технических ошибках в учетных документах;

- акты о передаче документов в другие архивы;

- акты об объединении дел.

2.3 В случае необнаружения в деле фонда документов, подтверждающих факт выбытия или отсутствия архивных документов, следует изучить все экземпляры описи дел, документов:

- просмотреть итоговую запись;

- сверить штампы уничтоженных и выбывших архивных документов;

- проверить, не был ли разыскиваемый номер пропущен;

- проанализировать заголовки с целью выявления дважды учтенных дел.

2.4 Если в результате изучения дела фонда и описи дел, документов причина отсутствия необнаруженного архивного документа не была установлена, следует просмотреть книги выдачи архивных документов в читальный зал, работникам архива и во временное пользование, для определения дат его последней выдачи и возврата.

2.4.1 Определив дату возврата и списания необнаруженного архивного документа в архивохранилище, следует выяснить архивные шифры всех архивных документов, возвращенных в один день с разыскиваемым.

2.4.2 Далее организовать его поиск в коробках (связках):

- просмотреть коробки (связки) с архивными документами, возвращенными в один день с необнаруженным, провести их полистный просмотр;

- при необходимости следует провести проверку наличия всего фонда с беглым полистным просмотром каждого дела;

- проверить не перепутаны ли номер фонда и номер дела. Например: Ф.3. Оп.1. Д.5. или Ф. 5. Оп.1. Д. 3;

- проверить коробки (связки) и фонды с похожей комбинацией цифр в архивных шифрах дел. Например: 123 и 321, 132, 213;

- проверить коробки (связки) и фонды, имеющие одинаковые архивные шифры досоветского и советского периодов. Например: Р-463 и Ф. 463;

- проверить коробки (связки) других фондов, находящихся рядом.

2.5 В процессе розыска в карточке учета необнаруженных архивных документов следует делать отметки о ходе розыска.

 

3. Оформление результатов розыска необнаруженных архивных документов и порядок снятия их с учета

 

            3.1 В результате розыска необнаруженных архивных документов:

            - архивные документы могут быть найдены;

            - их отсутствие может быть подтверждено документально;

            - архивные документы могут быть не найдены.

            3.2 Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, подкладываются на место хранения.

            3.2.1 На архивные документы, найденные в ходе работы по розыску, составляется акт об обнаружении документов (см. Приложение 2) (на каждый фонд отдельно). Акт подписывается заведующим архивохранилищем или главным специалистом, проводившим розыск и начальником ОС и УД, и является основанием для исключения этих документов из числа необнаруженных. Акт после оформления через централизованный учет хранится в деле фонда. Дела, найденные в ходе розыска, подкладываются на место хранения.

            3.2.2 В карточках учета необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем или главного специалиста.

            Карточки учета необнаруженных архивных документов переносятся в картотеку обнаруженных архивных документов.

            3.3 Архивные документы, причина отсутствия которых подтверждена документально, снимаются с учета в установленном порядке.

            3.3.1 Документами, подтверждающими отсутствие дел, могут быть:

            - акт и отборочные списки о выделении дел к уничтожению;

            - акт о передаче дел в другой архив или учреждение;

            - акт об объединении дел;

            - акт о технических ошибках в учетных документах;

            - акт о неисправимых повреждениях документов;

            - справки учреждений о том, что необнаруженные дела не были переданы архиву.

            3.3.2 Начальником отдела ОС и УД во всех экземплярах описей дел, документов против каждого заголовка архивного документа, отсутствие которого подтверждено документально, ставится штамп «Выбыло» и делается новая итоговая запись, в которой указывается на основании каких документов выбыло дело, изменения вносятся также в листы фондов (см. Приложение 3), в паспорт архива.

            3.3.3 Заведующими архивохранилищами вносятся изменения:

            - в журнал ежедневных изменений в составе и объеме фондов по архивохранилищу (см. Приложение 4), с обязательным указанием учетного документа, подтверждающего отсутствие архивного документа;

            - в список фондов по архивохранилищу №__ (см. Приложение 5);

            - в паспорт архивохранилища.

            3.3.4 В карточке учета необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии с учета, с указанием документа, на основании которого было подтверждено отсутствие необнаруженного архивного документа.

            Карточка учета необнаруженных архивных документов переносится в картотеку снятых с учета архивных документов.

            3.4 На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, (см. Приложение 6) и подробная справка о проведении розыска.

            3.4.1 В справке о проведении розыска необходимо указать:

            - №, название и категорию фонда;

            - объем фонда с учетом выявленных необнаруженных архивных документов;

            - крайние даты документов;

            - краткую историю фонда (дата поступления архивных документов в архив, состояние поступивших документов и качество их обработки, даты и результаты проведенных с фондом работ, качество оформления итоговых учетных документов, результаты предыдущих проверок наличия с указанием дат их проведения и др.);

            - ход и пути розыска необнаруженных архивных документов;

            - предполагаемые причины отсутствия;

            - возможность восполнения утраченной информации (очень кратко, со ссылкой на акт);

- наличие страховых копий необнаруженных архивных документов.

3.4.2 Справка подписывается заведующим архивохранилищем или главным специалистом, осуществлявшим розыск,

 и начальником отдела обеспечения сохранности и учета документов.

3.4.3 Если утрачен архивный документ временного срока хранения, указывается статья перечня.

3.4.4. Для принятия решения о снятии необнаруженных архивных документов с учета на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее ЭПК) Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики (далее Минкультуры Чувашии) представляются следующие документы:

- сопроводительное письмо-справка, составленное начальником отдела ОС и УД, за подписью директора архива. Письмо должно содержать краткий анализ состояния работы по проверке наличия и розыску необнаруженных архивных документов;

- акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

- справки о проведении розыска необнаруженных документов по каждому фонду;

- перечень документов, представленных к списанию (см. Приложение 7).

Документы представляются в ЭПК Минкультуры Чувашии только после рассмотрения их на заседании экспертно-методической комиссии (далее ЭМК) РГУ «Госистархив Чувашии».

3.4.5. Если ЭПК Минкультуры Чувашии приняла решение о невозможности снять необнаруженные архивные документы с учета, то следует продолжить розыск.

3.4.6 На основании письменного разрешения ЭПК Минкультуры Чувашии директором архива принимается решение о снятии необнаруженных архивных документов с учета, которое оформляется  приказом.

3.4.7 На основании приказа директора архива начальник отдела ОС и УД вносит изменения в централизованные учётные документы:

- листы фондов;

- список фондов архива;

- паспорт архива;

- вкладывает в дело фонда акты и справки о проведении и завершении розыска архивных документов и включает их во внутреннюю опись;

- на основании изменений в описи дел, документов, внесенных заведующим архивохранилищем после завершения розыска архивных документов, составляет новую итоговую запись;

3.4.8 Заведующие архивохранилищами вносят изменения в учетные документы по каждому архивохранилищу:

- журнал ежедневных изменений в составе и объеме фондов по

архивохранилищу №__;

- список фондов по архивохранилищу №__;

- паспорт архивохранилища №__;

- в карточке учета необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии с учета;

- карточка переносится в картотеку архивных документов, снятых с учета.

3.4.9 Розыск необнаруженных архивных документов считается полностью завершенным после внесения всех изменений в учетные документы архива и архивохранилища.

 

4. Далее идет «Схема проведения розыска необнаруженных архивных документов по результатам проверки наличия и порядка снятия их с учета

в РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики»

Госархив Архив современной истории Архив электронной и кинодокументации Архив печати       
Разработка сайта - ООО "Интернет-Сервис"
 
AnonsImg
28 августа 2019
AnonsImg
31 января 2018