На главную


AnonsImg 29 июня 2016
AnonsImg 28 июня 2016
AnonsImg 25 июня 2016
Rambler's Top100
 
Новости
 
Фонды
 
Вопрос-ответ
 
Контакты

Инструкция об оценке физического состояния документов способом малой выборки (2006)

Инструкция об оценке физического состояния документов способом малой выборки

 

Составитель: Р.А. Захарова,

 зав. архивохранилищем отдела обеспечения

 сохранности и учета документов

 

  1. Общие положения.

 

Малая выборка представляет собой способ проверки физического состояния больших массивов документов, заключающийся в том, что для полистной проверки из всего массива отбирается часть (случайная малая выборка).

Выборочная проверка дает информацию об общем состоянии массива и конкретном - дел, попавших в выборку; выигрыш во времени при оценке состояния массива; ускоренную сравнительную оценку состояния нескольких массивов, по результатам которой определяется очередность сплошной проверки фондов.

Малая выборка должна быть, как представительной, т.е. охватывать весь массив, так и случайной – на отбор дел не должны влиять конкретные соображения.

Выборка должна иметь определенный выборочный объем в листах, минимум которого является – 1600, т.е. должна быть достаточной и обеспечивать среднюю надежность прогноза 0,95 (95 %), необходимую для решения архивных задач. Уменьшая или увеличивая объем выборки в 1,7 раза можно перейти на допустимый уровень надежности 0,90 (90 %) или 0,99 (99 %). При уровне в 0,90 (90 %) оценка состояния массива становится ненадежной.

Для обеспечения представительности, случайности и достаточности малой выборки рекомендуется обследуемый массив проходить с постоянным размером шага, который наряду с числом отобранных дел рассчитывают заранее, исходя из объема массива.

Инструкция составлена с использованием «Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2002», а также практического пособия ВНИИДАД «В.Ф. Привалов, В.Н. Бобкова, Л.В. Куроедова. Оценка физического состояния документов. Способ малой выборки: М., 1996» и методических пособий ВНИИДАД «В.Ф. Привалов, Э.В. Колосова. Выявление документов с повреждениями носителя и текста в государственных архивах: М.,1989» и «В.Ф. Привалов. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: М., 2003».

 

  1. Правила выборки в крупных массивах архивных документов.

 

2.1.Выборка должна проводиться по определенным правилам с учетом особенностей обследуемого массива. Массив – это естественно сложившаяся совокупность документов, исторически или логически связанных между собой. До начала проверки необходимо определить массив какого уровня (массив фонда, массив описи или массив отдельных частей описи) подлежит выборочному обследованию. Массивы с очень широким временным интервалом (20 – 50 лет), как правило, физически неоднородны, поэтому рекомендуется его искусственное расчленение на отдельные массивы с узкими временными интервалами (2 – 5 лет) (части фонда, описи). Кроме того, возможно увеличение заданного объема выборки до 3000 листов, вместо минимально необходимого 1600.

2.2. Физическая неоднородность  может проявляться в крупных структурных массивах по причине создания их в разных условиях, например, разными фондообразователями, или в результате разного действия на эти структуры специфических условий хранения и использования.

2.3.Выявить заранее физическое различие невозможно, поэтому выборочное обследование следует начинать с массивов низшего уровня (отдельных структур крупных массивов).

2.4.Конкретный массив дел, из которого проводят выборку называют генеральной совокупностью (ГС описи, ГС фонда), а совокупность дел выбранных из ГС для проверки- выборочной совокупностью (ВС). Физическое состояние массива ГС прогнозируют по результатам полистной проверки всех дел в ВС.

 

  1. Порядок и последовательность проведения выборочного обследования

 

3.1.Конкретное выборочное обследование проводится экспертами – специалистами (заведующие архивохранилищами, главный специалист отдела обеспечения сохранности и учета документов), ознакомленными с технологией обследования. Смена эксперта в ходе проверки одного фонда нежелательна.

3.2.Работу по проверке следует начинать с оценки структуры и временных интервалов выбранного фонда, как факторов наиболее важных для физической однородности. Кроме того, в делах не имеющих нумерации листов, следует ее выполнить.

3.3.Работа по выборочной проверке физического состояния должна проводиться полистно по методу буквенно-цифровой индексации. Ниже приведены примеры порядка и последовательности выборочного обследования фондов №№ 10 и 359 (см. примеры №№ 1 и 2).

Пример № 1. Фонд № 10 «Мировой посредник 2-го участка Чебоксарского уезда Казанской губернии, с. Беловолжское» можно рассматривать в качестве ГС. Его объем составляет 102 ед. хр., 5316 листов, а временной интервал достаточно узкий (1866 – 1874гг.). Фонд не структурирован – состоит из одной описи.

Для вычисления параметров выборки – числа дел выборки (ЧДВ) и шага выборки (ШВ) используем формулы (1) и (2).

 

(1) ЧДВ = 1600(заданный объем выборки) ∙ число дел в ГС

                                        число листов в ГС

 

(2) ШВ = число листов в ГС_____________

                1600 (заданный объем выборки)

 

Для фонда № 10:

 

ЧДВ = 1600 ∙ 102 = 31 ед. (30 %)  и   ШВ = 5316 = 3

                5316                                                 1600

 

В соответствии с размером шага выписываются номера дел ГС, попадающих в выборку. Выстраивается выборочный ряд (ВР):

4 – 7 – 10 – 13 – 16 – 19 – 22 – 25 – 28 – 31 – 34 – 37 – 40 – 43 – 46 – 49 – 52 – 55 – 58 -                    -    61 – 64 – 67 – 70 – 73 – 76 – 79 – 82 – 85 – 88 – 91 – 94 (1314 листов или 25 %).

Примечания:

1.   Допускается составлять ВР не с первого номера (см. Пример № 1.).

2.     Выборка наиболее продуктивна при оценке крупных ГС (15 – 80 тыс. листов). В этом случае минимально необходимая выборка составляет 2 – 10 % обследуемого массива.

3.     Для массивов объемом 2 – 5 тыс. листов, как в рассматриваемом примере, заданный объем следует принимать в том же размере 1600 листов (30 %) (см. Пример № 1 и Приложение 1).

4.     В массивах в 1 – 1,5 тыс. листов минимально допустимый уровень следует снижать до 900 – 1000 листов, жертвуя надежностью результатов.

5.     В массивах объемом 0,5 – 1 тыс. листов выборочный прогноз становится недостоверным. Следует проводить сплошную 100 % проверку. (см. Приложение № 2, ч.III, IV).

Пример № 2. Фонд № 359 «Ядринский уездный исправник Казанской губернии, г. Ядрин» имеет сложную структуру: состоит из четырех описей №№ 1, 2, 3, 4 с разными временными интервалами и разным объемом. Общий объем фонда № 359 – 515 ед. хр., 26698 листов. В качестве ГС в данном случае были рассмотрены массивы описей.

 

Массив описи № 1 имеет объем 53 дела, 6410листов за 1813 – 1916 годы, т.е. его временной интервал очень широк и возможна физическая неоднородность. Искусственное расчленение на группы с узкими возрастными интервалами невозможно, т.к. массивы частей описи будут иметь очень маленькие  объемы (ниже 0,5 – 1 тыс. листов), и выборка  станет недостоверной. Например, группа 1810-х годов – 77 листов; 1870-х – 72 листа и т.д. Поэтому в качестве ГС принимаем массив описи № 1.

Применив формулы (1) и (2) вычислим ЧДВ – 14 ед. (26 %) и ШВ – 4. Выстраиваем выборочный ряд: 1 – 5 – 9 – 13 – 17 – 21 – 25 – 29 – 33 – 37 – 41 – 45 – 49 – 53. Необходимости в замене  заданного объема выборки в 1600 листов на  больший – 3000 листов нет, т.к. дела, попавшие в выборку охватывают все временные интервалы описи № 1 и суммарный объем выборочного ряда достаточен – 2085 листов (32,5 %).

 

Массив описи № 2 имеет объем 374 дела, 19294 листа за 1881 – 1882, 1893 – 1894, 1896 – 1917 годы. Временной интервал широк  - 37 лет. Искусственное расчленение массива на группы с узкими временными интервалами нецелесообразно, так как отдельные группы будут иметь суммарный объем листов ниже допустимого (например, в группе 80-х годов – 107 листов; 90-х - 788).

Страхуясь от физической неоднородности массива, массив описи № 2  следует рассматривать как ГС, но при вычислении параметров выборки заданный объем увеличить до 2800 листов. В результате произведенных расчетов получим ЧДВ = 54 ед. хр. (14,4 %); ШВ – 7; выборочный ряд – 1 – 8 – 15 – 22 – 29 – 36 и т.д. (3410 листов – 17,7%, что достаточно для обеспечения надежности прогноза). Дела, попавшие в выборку охватывают все временные интервалы.

Примечание. При заданном объеме выборки в 3000 листов ЧДВ и число дел в выстроенном ВР с учетом ШВ несколько не совпадают, поэтому заданный объем рассчитан в 2800 листов.

 

Массив описи № 3 имеет объем в 188 листов, 12 ед. хр. за 1906 – 1916 гг. Временной интервал узкий, а объем ниже допустимого (меньше 0,5 – 1 тыс.), поэтому следует провести сплошную проверку описи № 3 с № 1 по № 12.

 

Массив описи № 4 состоит из 76 ед. хр. на 806 листах. Временной интервал узкий – 1913 – 1917 гг. Так же как и в массиве описи № 3 следует провести сплошную (100 %) проверку с №1 по № 75.

 

Дела, вошедшие в ВС, массивов ГС подлежат полистному просмотру и оценке физического состояния (выборочному обследованию).

 

 

Примечание:

Если какое-либо дело, вошедшее в выборочный ряд, проходило реставрацию ли физически отсутствует, например дело № 27, то выборочный ряд корректируют, заменив № 27 на следующий № 28.

Для примера: 3 – 7 – 11 – 19 – 23 – 28 – 31 – 35 - …     

      

  1. Оформление результатов выборочного обследования и итоговых данных по выборке.

 

4.1.Результаты  выборочного обследования заносятся в типовую таблицу (см. Приложение 1 «Выборочная проверка состояния фонда № 10 «Мировой посредник 2-го участка Чебоксарского уезда, с. Беловолжское» и Приложение 2 «Выборочная проверка состояния фонда № 359 «Ядринский уездный исправник Казанской губернии, г. Ядрин»).

 4.2.Данные записываются в абсолютных цифрах (число листов, поврежденных листов, дефектов). Кроме того, в таблице указываются номера поврежденных листов (с указанием в скобках их физического состояния) и виды дефектов (их количество).

4.3.В графу примечаний вносятся сведения об особенностях формирования и состояния дела и т.д. Например, в фонде № 10 делам №№ 4, 7, 10, 16, 19, 40, 43 (пп. 1 - 3, 5, 6, 13, 14), как указано в Примечании (гр. 8), «Требуется подшивка».

4.4.Таблица может быть на нескольких листах с нумерацией по мере их заполнения, в случае, если массив ГС велик (см. Приложение 1 и 2).

4.5.В конце таблицы подводится итог по выборке: по цифрам колонок 1, 4, 5, 7 в абсолютных числах и процентном выражении от объема выборки (в скобках). Для структурированных массивов, где в качестве ГС рассматривают отдельные структурные части, для каждой ГС заполняется отдельная таблица с итогом (см. Приложение 2) и составляется итоговое заключение с прогнозом состояния обследованной генеральной совокупности.

4.6.После завершения выборочного обследования, оформления итоговых и прогнозных данных по каждой генеральной совокупности следует подвести общий итог и сделать прогноз по всему массиву, суммируя полученные экспертные данные структурных частей (см. Приложение 2).

 

  1. Прогнозирование физического состояния массива

 по итоговым данным выборки.

 

5.1.Выборка ВС является представительной частью обследуемого массива (ГС). По физическому состоянию дел, входящих в выборку, можно прогнозировать состояние всей ГС, применив пересчетный коэффициент (ПК).

 

ПК = число листов в массиве (ГС)

          число листов в выборке (ВС)

 

Например, для массива фонда № 10

 

ПК = 5316 = 4,04

         1314

 

5.2.Все итоговые цифры выборочного обследования следует умножить на пересчетный коэффициент. Полученные данные будут характеризовать состояние массива ГС (см. Приложения 1 и 2). Прогнозные цифры позволяют оценить объем специальных работ по массиву ГС: по реставрации, дезинфекции, фотореставрации и т.д. (см. Приложения 1 и 2).

5.3.В структурированных массивах прогнозные цифры каждой ГС суммируются для получения общего прогноза.

 

 

 

Госархив Архив современной истории Архив электронной и кинодокументации Архив печати       
Разработка сайта - ООО "Интернет-Сервис"
 
AnonsImg
28 августа 2019
AnonsImg
31 января 2018