На главную


AnonsImg 29 июня 2016
AnonsImg 28 июня 2016
AnonsImg 25 июня 2016
Rambler's Top100
 
Новости
 
Фонды
 
Вопрос-ответ
 
Контакты

Инструкция о порядке выдачи и приема архивных документов, описей дел и копий фонда пользования из архивохранилищ госистархива Чувашии (2007).

 

Составитель: Р.А. Захарова,

 зав. архивохранилищем отдела обеспечения

 сохранности и учета документов

 

 

Введение

 

Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики является одной из приоритетных задач Республиканского государственного учреждения «Государственный исторический архив Чувашской Республики».

В 2007 году в рамках реализации Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», разработаны и утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Федерации наук».

С учетом Новых Правил переработана инструкция «Порядок выдачи и  приема архивных документов, описей дел и копий фонда пользования из архивохранилищ», предназначенная для специалистов всех структурных подразделений архива и пользователей, работающих с архивными документами. 

В инструкции отражены общие требования к выдаче описей дел, архивных документов и копий фонда пользования из архивохранилищ, сроки выдачи, контроль за их сохранностью, возвращение архивных документов, фонда пользования в архивохранилища.

Инструкция снабжена приложениями.

 

1. Общие положения

 

1.1. Документы РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» входят в состав Архивного фонда Чувашской Республики и используются в научных, социально-культурных, народохозяйственных целях, для обеспечения социальных прав и интересов граждан.

1.2.  Инструкция о порядке выдачи и приема архивных документов, описей дел и копий фонда пользования из архивохранилищ утверждается директором РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» и вводится в действие приказом.

1.3. Инструкция регламентирует порядок выдачи и возврата архивных документов, описей дел и копий фонда пользования из архивохранилищ РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики».

1.4. Инструкция предназначена для специалистов архивохранилищ, работников архива.

 

2.      2.Общие требования к выдаче архивных документов

 

2.1.                             Документы выдаются из архивохранилищ:

- фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органа во временное пользование;

- пользователям в читальный зал;

- работникам архива в рабочие помещения для служебных целей (переработки и усовершенствования описей; выявления особо ценных и уникальных документов; создания страхового фонда и фонда пользования; выполнения специальных работ по улучшению физического состояния архивных документов; исполнения запросов и др.).

2.2. Выдача дел в читальный зал и работникам архива, оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов (см. Приложение 1).

2.3. Выдача архивных документов работникам архива для использования в служебных целях оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов, завизированным начальником структурного подразделения и заместителем директора или начальником отдела обеспечения сохранности и учета документов РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики».

2.4.  Разрешение на выдачу архивных документов пользователям читального зала дает заместитель директора или начальник отдела обеспечения сохранности и учета документов РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики».

2.5.         Выдача подлинников уникальных, особо ценных документов и документов ограниченного доступа, а также архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения директора архива или его заместителей.

Архивные документы выдаются во временное пользование фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам также с письменного разрешения директора архива или его заместителей.

2.6. Выдача архивных документов регистрируется в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу.

 

3.      3. Выдача описей дел и дел фондов

 

3.1. Выдаче в пользование работникам архива подлежат вторые «рабочие» экземпляры описей дел, находящиеся на хранении в архивохранилище №4. Для работы пользователям читального зала выдаются третьи экземпляры описей дел, хранящиеся в читальном зале. Первые «страховые» экземпляры описей дел хранятся изолированно в архивохранилище №4 и выдаче не подлежат.

3.2.                              Описи дел выдаются на срок, не превышающий пяти дней.

3.3. Одновременно может быть выдано в пользование описей дел не более, чем по пяти фондам.

3.4. Выдача описей дел оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов.

3.5.         Выдача описей дел, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения директора архива или его заместителей на срок, не превышающий один день и оформляется по аналогии с выдачей подлинных архивных документов.

3.6.                             Дела фондов выдаются:

- работникам структурных подразделений архива сроком на один день;

- пользователям читального зала на тот же срок, но только с разрешения руководства архива.

3.7. Выдача описей дел и дел фондов регистрируется в книге выдачи описей дел и дел фондов (см. Приложение 2) и производится под роспись.

3.8. Отметка о возврате делается в присутствии лица, сдающего опись дел или дело фонда.

3.9.                             Свободный доступ работников архива к описям дел запрещен.

3.10. Ответственность за сохранность описей дел и дел фондов возлагается на заведующего архивохранилищем  № 4.  

 

 

 

4.  Подбор и подготовка архивных документов к выдаче

 

4.1. Получив на руки заказ (требование) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов (см. Приложение 1) работник архивохранилища обязан удостовериться в наличии разрешения руководителя архива или начальника отдела обеспечения сохранности и учета документов и визы начальника соответствующего структурного подразделения.

4.2.                              Незавизированные требования к исполнению не принимаются.

4.3. Не принимаются заказы, оформленные неразборчиво, с исправлениями, перечислением запрашиваемых фондов и архивных документов не по порядку номеров.

4.4.                              В требовании следует указать дату и время его заполнения.

4.5.Заказы (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов, оформленные пользователями читального зала в течение рабочего дня, передаются для исполнения в архивохранилища на следующий день с 8.00 до 9.00 часов.

4.6. Выполнение заказа осуществляется: после 13.00 часов в день получения заказа в архивохранилище, если он был оформлен до 12.00 часов предыдущего дня; - с 8.00 до 9.00 часов на следующий день после получения требования, если оно было заполнено после 13.00 часов предыдущего дня.

4.7. Прием требований от работников архива осуществляется с 8.00 до 12.00 часов согласно регламенту работы архивохранилищ РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики», а выдача дел - в те же часы на следующий день.

4.8           В связи с возникающей, ввиду большого количества поступающих в архивохранилища заказов (требований) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов, невозможностью обеспечения пользователей архивными документами в установленные сроки, сроки выдачи продлеваются на одни сутки с разрешения директора архива.

4.9. В день оформления заказа в течение 2-х часов выдаются архивные документы: - командированным (из других регионов) пользователям;

- представителям органов государственной власти и управления;

- правоохранительным органам;

- специалистам архива для исполнения срочных запросов или организации выста-                        вок.

На заказе (требовании) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов должна быть виза директора или его заместителя с пометкой «срочно».

4.10. Срочное исполнение заказов на выдачу архивных документов и выдача сверх установленной нормы остальным пользователям читального зала производятся за оплату в соответствии с Прейскурантом на платные услуги и договорные работы, выполняемые РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики», утвержденным приказом РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» от 12.03.2007 №32. В данном случае заполняется специальный бланк-заказ на срочную выдачу архивных документов (см. Приложение 3), который визируется одним из заместителей  директора архива.

4.11. Все документы, подобранные по заказам (требованиям) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов регистрируются в книгах выдачи архивных документов.

4.12. Не выдаются из архивохранилищ подлинники особо ценных документов, в том числе уникальных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления. Их выдача осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения директора архива.

                                   Архивные документы, имеющие фонд пользования, как правило, из архивохранилища не выдаются.   

4.13. В заказе, рядом с номером дела, которое для использования не выдается, ставится отметка «выдаче не подлежит».

4.14. Дела, выдаваемые из архивохранилищ в пользование, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель (см. Приложение 4) и лист использования документов (см. Приложение 5).

4.15. В заверительном   листе указываются: шифр дела; количество листов в нем (цифрами и (в скобках) прописью); имеющиеся литерные листы и пропущенные номера; количество листов внутренней описи, а также особенности физического состояния и оформления документов: марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпеля, печати и оттиски печатей, карты, планы, чертежи, фотографии, рисунки, топографические документы, чистые листы бумаги с водяными знаками и другие материалы, имеющие коллекционную и материальную ценность.

4.16. Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей в читальный зал подлежат - уникальные и особо ценные документы; - несброшюрованные архивные документы; - дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов – заверителей; - дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

4.17. Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.

4.18.  При повторной выдаче в течение 3-х месяцев, проверяется лишь наличие всех особенностей оформления и состояния архивных документов, оговоренных в листе-заверителе. В листе-заверителе ставится отметка о проведенной проверке.

4.19. На место выдаваемых единиц хранения, описей дел, документов подкладывается карта-заместитель (см. Приложение 6), в которой проставляется их архивный шифр, даты выдачи и возврата, фамилии работников архива или пользователей, получивших единицу хранения, опись дела, документ и роспись работника архивохранилища, выдавшего их в пользование.

4.20. В случае отсутствия единицы хранения, описи дела, документа  на месте хранения, работник архивохранилища на основании карты-заместителя и записи в книге выдачи архивных документов в заказе (требовании) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов делает запись с указанием фамилии получившего их и даты выдачи.

4.21. Если причина отсутствия единицы хранения, описи дела, документа не установлена, то на них заводится карточка учета необнаруженных документов (см. Приложение 7).

 

 

 

5. Выдача архивных документов работникам архива

 

5.1. Работниками  архива оформляются отдельные бланки заказов (требований) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов на каждое архивохранилище.

5.2. Исполненные заказы передаются работниками архива в хранилище, где они хранятся до истечения сроков хранения.

5.3. Срок выдачи архивных документов работникам архива для служебных целей -1 месяц.

5.4.                              Одновременно работнику архива может быть выдано не более 30 дел.

5.5. Подобранные архивные документы регистрируются в книгах выдачи архивных документов работникам  РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» (см. Приложение 8), которые ведутся отдельно по каждому хранилищу.

5.6. Работник архива при получении архивных документов из архивохранилища обязан сверить шифры получаемых дел с записями в книге выдачи и с требованием и расписаться за каждую полученную единицу хранения.

5.7. Выдача архивных документов для экспонирования на выставках оформляется через сотрудников, организующих выставки, на срок, определенный договором о проведении выставки.

5.8. При подготовке к выдаче для экспонирования отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста документа карандашом проставляется архивный шифр. При возвращении документы должны быть вложены в дело и подшиты.

5.9. Специалисты структурных подразделений несут ответственность за сохранность архивных документов, находящихся у них в пользовании, и соблюдение правил работы с ними.

           5.10. При работе с архивными документами запрещается:

           - выносить их за пределы архива;

           - передавать их друг другу или брать у пользователей без переоформления в архивохранилище;

           - расшивать дела, изымать документы или их составные части (отдельные листы, чертежи, конверты, фотографии и т. д.);

           - делать в них пометки, вставки, исправления, оставлять в делах различные предметы (закладки, ручки, скрепки и т. д.);

           - оставлять их на столах в раскрытом виде под прямыми солнечными лучами и без присмотра;

           - хранить их в беспорядке, у батарей, на подоконниках, полу;

           - принимать пищу за рабочим столом;

           - заказывать для работы более 30 дел.

5.11. Работники архива, работающие с архивными документами, обязаны:

           - по окончании рабочего дня поместить их в сейф или в шкаф и опечатать, при отсутствии последних опечатать рабочую комнату;

           - соблюдать сроки возврата архивных документов в хранилище;

- при уходе в отпуск, длительные командировки сдавать архивные документы в      хранилища;

- заполнять листы использования после завершения работы с архивными докумен-     тами;

           - возвращать архивные документы работнику архивохранилища в строгой последовательности, указанной в требовании, и присутствовать при проставлении отметок о возврате дел;

           - возвращать дела подшитыми, если в виде исключения (с разрешения руководства архива) они были расшиты.

 

 

 

6.  Выдача архивных документов в читальный зал.

 

6.1. Пользователи оформляют отдельные бланки заказов на каждое архивохранилище и указывают время их оформления.

6.2.                              Исполненные заказы хранятся в читальном зале в личных делах пользователей.

6.3. Допуск пользователей к работе с документами ограниченного доступа (секретным делам и делам, содержащим конфиденциальную информацию, базам данных) производится при наличии у пользователей формы допуска с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в архив на основании разрешения руководства архива. Работа с этими документами осуществляется в специально отведенном помещении.

6.4. Срок выдачи документов пользователям читального зала – 1 месяц.

6.5. При неявке пользователей в читальный зал в течение 3-х дней архивные документы возвращаются в архивохранилище, за исключением случаев, если пользователь предупредил сотрудника читального зала о невозможности явиться к назначенной дате.

6.6.  Повторный заказ выполняется через 1 месяц после даты последней выдачи невостребованных дел.

6.7. При невозможности обслуживания пользователей в установленные сроки и отсутствии посадочных мест в читальном зале, ввиду большого наплыва посетителей, архив вправе устанавливать очередность и время посещения, а также приостановить на время выдачу дел определенным категориям пользователей на основании приказа директора архива.

6.8. Одновременно пользователю читального зала может быть выдано не более 10 дел.

6.9. Количество выдаваемых дел может быть уменьшено до 5 единиц, если их объем (в листах) велик.

6.10.  Выдача архивных документов оформляется на работника читального зала с указанием фамилии пользователя, который будет с ними работать.

6.11.  Подобранные дела регистрируются в книге выдачи архивных документов в читальный зал (см. Приложение 9) и выдаются под роспись работника читального зала за каждую единицу.

6.12. Доставка дел в читальный зал осуществляется работником  архивохранилища.

                   6.13. Полистную проверку наличия и физического состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.

                   Обязательной полистной проверке наличия и состояния при возврате подлежат:

-                                    уникальные и особо ценные документы;

-                                    несброшюрованные архивные документы;

-                                    дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

6.14. Просмотренные дела, ежедневно с 16.00 до 16.30 часов, должны быть возвращены работниками архивохранилищ из читального зала на места хранения, предварительно в книге выдачи архивных документов делается отметка о возврате в присутствии сотрудника читального зала.

6.15.  Не допускается свободный допуск пользователей к шкафам и сейфам с архивными документами.

6.16.  По окончании рабочего дня шкафы и сейфы опечатываются.

6.17.  Работник читального зала отвечает:

 - за правильность оформления требований на выдачу архивных документов, копий              фонда пользования, описей дел, документов;

            - за соответствие темы, указанной в заявлении пользователя, теме, указанной в требовании на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов;

            - за своевременную передачу требований в отдел обеспечения сохранности и учета документов;

            - за сроками возврата архивных документов в архивохранилище.

6.18. Ответственность за сохранность архивных документов в читальном зале возлагается на работника читального зала и определяется «Правилами работы пользователей в читальном зале РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики».

 

 

7. Выдача копий фонда пользования

 

7.1. Архивные документы, имеющие фонд пользования (ФП), из архивохранилищ не выдаются. Их выдача допускается в исключительных случаях с письменного разрешения директора архива.

7.2. Порядок выдачи копий архивных документов из фонда пользования аналогичен порядку выдачи подлинников:

           - оформляется требованием (заказом), на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов, завизированным начальником отдела обеспечения сохранности и учета документов или заместителем директора архива;

           - на каждую копию заводится лист использования документов, заполняемый по завершении работы;

           - на место выдаваемого микрофильма фонда пользования (МФ ФП) подкладывается карта-заместитель;

          - выдача МФ ФП регистрируется в книгах выдачи копий фонда пользования (см. Приложение 10), которые ведутся по каждому хранилищу отдельно;

           - МФ ФП выдаются под роспись за каждый ролик. В читальный зал выдача оформляется на работника читального зала с указанием фамилии пользователя, который будет работать с копиями фонда пользования.

7.3. Перед выдачей работник архивохранилища должен проверить физическое состояние МФ ФП на аппарате для чтения и архивные шифры. Ролики выдаются в бюксах.

7.4. Работа с микрофильмами пользователями читального зала производится в соответствии с требованиями  «Правил работы пользователей в читальном зале РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики».

7.5. После возвращения МФ ФП в архивохранилища их состояние определяется визуально, в книге выдачи делается отметка о возврате; ролики помещаются на места хранения; карта-заместитель изымается, скрепляется с листом использования, помещается в папку по порядку номеров фондов и дел и используется при последующих выдачах.

 

 

8.                                   Выдача архивных документов во временное пользование

 

8.1                  Архивные документы выдаются во временное пользование с письменного разрешения директора или его заместителей фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам при наличии гарантийного письма от них и предъявлении документа удостоверяющего личность получателя.

8.2. Срок выдачи во временное пользование: до трех месяцев – фонондообразователям, до шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

8.3. Выдача архивных документов из архивохранилища организациям для экспонирования осуществляется при наличии договора о проведении выставки, в  котором определяется срок выдачи.

8.4. Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения директора архива.

8.5. Выдача архивных документов во временное пользование осуществляется заведующими архивохранилищами.

8.6. Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование (см. Приложение 11), составленным в 2-х экземплярах, один из которых остается в архиве, а другой выдается получателю. Акт подписывается директором архива или его заместителем, заведующим архивохранилищем, доверенным лицом, получающим архивные документы и руководителем организации-получателя документов. Подписи руководителей скрепляются печатями.

8.7. Документы регистрируются в книге выдачи дел во временное пользование и выдаются под роспись.

8.8. Перед выдачей архивных документов во временное пользование проводится их полистная проверка наличия и физического состояния. Дела должны быть подшитыми, пронумерованными, иметь лист-заверитель. Все особенности оформления и физического состояния документов должны быть отражены в графе «Примечание» акта о выдаче архивных документов во временное пользование.

8.9. Уникальные документы, предоставляемые для экспонирования на выставках, подлежат обязательному страхованию в установленном порядке.

8.10. Доставка и возврат архивных документов производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве представителем получателя в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

8.11.        При возврате архивных  документов проводится их полистная проверка наличия и физического состояния. В случае обнаружения недостачи  или расхождений между фактическим физическим состоянием дела и записями в заверительном листе и графе «Примечание» акта о выдаче архивных документов во временное пользование, составляется акт в произвольной форме об обнаруженных изменениях или недостачах, который подписывается заведующим архивохранилищем и лицом, возвращающим документы и представляется на рассмотрение руководству архива.

 

 

 

9. Выдача архивных документов в отдел микрофильмирования и реставрации документов

 

9.1.                Выдача архивных документов в отдел микрофильмирования и реставрации документов для проведения работ по созданию страхового фонда (микрофильмирование), создание фонда пользования на электронных носителях и специальной обработке архивных документов (подшивка, реставрация и т. д.) определяется планами работы архива, утвержденными директором архива.

9.2.                Сроки выдачи архивных документов на микрофильмирование, создание фонда пользования на электронных носителях и проведение специальных работ  устанавливаются согласно планам работы архива.

9.3.                При передаче архивных документов для обработки сторонними специализированными организациями составляется договор на проведение работ, утвержденный обеими сторонами, в котором определяются сроки выдачи. Продление их, в случае необходимости, допускается только с разрешения руководства архива.

9.4.                Выдача архивных документов, не прошедших научного описания и технического оформления, для проведения работ по созданию страхового фонда не допускается.

9.5.                Выдача архивных документов в отдел микрофильмирования и реставрации документов оформляется заказами, заполненными заведующими архивохранилищами:

              - для микрофильмирования – на изготовление микрофильмов (см.Приложение 12);

   - для реставрации и подшивки – на выполнение работ по улучшению физического

    состояния архивных документов (см. Приложение 13). К заказу прилагается «Перечень к заказу на выполнение работ по улучшению физического состояния архивных документов» (см. Приложение 14);

   - для создания фонда пользования на электронных носителях.

9.6.               Выдача архивных документов регистрируется в книгах выдачи архивных документов на микрофильмирование и в лабораторию на подшивку и реставрацию под роспись работника отдела микрофильмирования и реставрации документов.

9.7.                                 Книги выдачи ведутся по каждому хранилищу отдельно.

9.8.                Архивные документы, передаваемые на страховое копирование, создание фонда пользования на электронных носителях  должны пройти специальную подготовку:

              - обеспыливание;

              - выравнивание имеющихся перегибов листов;

              - нумерацию листов и их оборотных сторон, если на них имеется текст.

              Например: оборотная сторона листа № 30 - «30 об» (частица «об» - сокращенное от  «оборот»);

- перенумерацию листов, если в деле имеется большое количество ненумерованных листов или имеющаяся нумерация неверна. Перенумерация листов проводится только в случаях полной невозможности использования старой нумерации;

     - при небольших неточностях в имеющейся нумерации, последняя сохраняется,

      а неточности устраняются путем введения литерных и учета пропущенных номеров;

             - оформление при необходимости листов-заверителей.

9.9.                Во время подготовки архивных документов для микрофильмирования работник архивохранилища выявляет документы, пораженные плесенью, имеющие затухающий текст и документы, подлежащие съемке в особых условиях.

9.10.            Архивные документы с затухающим  текстом учитываются в карточке учета документа с затухающим текстом (см. Приложение 15) и в карточке учета физического состояния фонда (Приложение 16).

9.11.            Архивные документы, пораженные плесенью, учитываются в карточке учета физического состояния фонда и в книге учета архивных документов, пораженных плесенью (см. Приложение 17).

9.12.            Если обнаружены архивные документы с неисправимыми повреждениями, сотрудник архивохранилища совместно с начальником отдела обеспечения сохранности и учета документов составляет акт о неисправимых повреждениях  документов (см. Приложение 18).

9.13.            При микрофильмировании и создании фонда пользования на электронных носителях дела расшивке не подлежат. При полной невозможности копировать переплетенное дело, расшивка производится с разрешения руководства. При возвращении в архивохранилище дело заново подшивается (переплетается). 

9.14.           Архивные документы, передаваемые на реставрацию, следует просмотреть, определить характер повреждений основы, переплета; виды работ, подлежащие выполнению; особенности переплета. Результаты просмотра занести в заказ на выполнение работ по улучшению физического состояния архивных документов.

9.15.                     Исполнитель несет ответственность за сохранность копируемых или реставрируемых им архивных документов в течение всего времени их нахождения в данном структурном подразделении.

9.16.                      При возвращении архивных документов в архивохранилище, заведующий делает отметку о возврате в книгах выдачи и заказах, предварительно проверив соответствие количества листов и особенностей формирования дела с указанными в листе-заверителе, дает  оценку качества работы по улучшению физического состояния с внесением соответствующей записи в заказ.

9.17.                      Заказы на изготовление микрофильмов и выполнение работ по улучшению физического состояния архивных документов остаются у начальника отдела микрофильмирования и реставрации документов.

 

 

10. Контроль за сохранностью выданных архивных документов. Возвращение архивных документов

в архивохранилище

 

10.1. Один раз в месяц (каждый последний четверг), накануне санитарного дня, работниками архивохранилищ проводится выверка книг выдачи архивных документов, описей дел и копий фонда пользования. Если в результате выверки установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к их возврату. При невозвращении архивных документов в срок по причине необходимости их дальнейшего использования, выдача архивных документов переоформляется после проверки их наличия и сохранности у пользователя. Контроль за своевременной выверкой книг выдачи архивных документов возлагается на начальника отдела обеспечения сохранности и учета документов.

При задержке возврата архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возвращения в архивохранилище.                        

10.2. Начальник отдела обеспечения сохранности и учета документов ежеквартально организует архивные проверки соблюдения нормативных требований в части выдачи и возврата архивных документов.

10.3. Возвращение архивных документов в архивохранилище производится под роспись его работника за каждую единицу хранения  в присутствии работника, сдающего архивные документы.   

10.4.  При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется проверка их физического состояния в установленном порядке. В случае выявления повреждений, немедленно составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.

10.5.            Архивные документы, возвращенные в архивохранилище, должны быть подложены на место хранения в течение 7 дней.

10.6.            В целях контроля за сохранностью архивных документов заведующими архивохранилищами проводятся проверки сохранности выданных в пользование из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.

10.7. Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации или Чувашской Республики.

10.8. В случаях хищения и повреждения архивных документов, в том числе        внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицированно как повреждение архивного документа), архив обращается с соответствующим заявлением в ОВД по месту расположения архива, в трехдневный срок информирует специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об Архивном деле Российской Федерации.

10.9. Виновные в порче или утрате архивных документов, их хищении привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации или Чувашской Республики.

10.10. Реставрация архивных документов производится за счет лиц, допустивших их повреждение. 

 

Список использованной литературы

 

1.                         Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в  государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007 г.

2.                         Инструкция о порядке выдачи и приема дел, описей и копий фонда пользования из архивохранилищ. Чебоксары, 2003 г. СИФ ЦГА Чувашской Республики, № 2094.

3.                         Порядок выдачи дел в архивохранилищах (памятка). М., 1985 г. СИФ ЦГА Чувашской Республики, № 1482

4.                         О порядке выдачи, прохождения и возвращения дел в архивохранилища при подготовке дел к микрофильмированию, микрофильмирование, реставрация и переплет в ЦГА РСФСР (при создании страхового фонда). М., 1986 г. СИФ ЦГА Чувашской Республики № 191.

5.                         Правила пользования в читальных залах государственных архивов Российской Федерации. М., 1988 № 2098.

6.                         Правила работы пользователей в читальном зале РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики».

7.                         Обеспечение  сохранности документов на бумажной основе. Методическое пособие. М., 2003 г. СИФ РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» № 2127.  

 

 

Госархив Архив современной истории Архив электронной и кинодокументации Архив печати       
Разработка сайта - ООО "Интернет-Сервис"
 
AnonsImg
28 августа 2019
AnonsImg
31 января 2018