ПАМЯТКА

о порядке формирования и ведения наблюдательных дел

организаций – источников комплектования

БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии

ВВЕДЕНИЕ

Памятка о порядке формирования и ведения наблюдательных дел организаций – источников комплектования БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии (далее – Памятка) разработана в соответствии с «Правилами организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук» (М., 2007) (далее – Правила), «Основными правилами работы архивов организаций» (М., 2002) (далее – Основные правила).

Разработка Памятки вызвана необходимостью унификации требований к составу документов, находящихся в наблюдательном деле.

В данной Памятке определен примерный состав документов, содержащихся в наблюдательных делах, сроки их хранения, порядок отбора и передачи наблюдательных дел на постоянное хранение. Памятка состоит из введения и четырех разделов.

Первый раздел «Общие положения» раскрывает основные направления работы архива с организациями - источниками  комплектования госархива по формированию наблюдательных дел с момента включения организации в список источников комплектования архива и ведется до момента исключения организации из него.

Во втором разделе «Порядок формирования и оформления наблюдательных дел» определяются требования, предъявляемые к формированию, оформлению и хранению наблюдательных дел организаций.

В третьем разделе «Состав и сроки хранения документов наблюдательных дел» уточнены виды документов, входящих в состав наблюдательных дел, систематизация, сроки хранения, условия отбора их на постоянное хранение.

В четвертом разделе «Отбор и экспертиза ценности документов наблюдательного дела в текущем делопроизводстве и при исключении из списка организаций – источников  комплектования БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии отражены вопросы отбора и экспертизы ценности документов наблюдательного дела в текущем делопроизводстве и при исключении из списка организаций – источников комплектования БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии.

Памятка предназначена для специалистов отдела комплектования и ведомственных архивов БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии для использования ее при формировании наблюдательных дел организаций источников - комплектования госархива.

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Наблюдательное дело - совокупность документов, характеризующих правовой статус и деятельность, а также систему документационного обеспечения и работы архива организации - источника комплектования.

1.1. В целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики, находящихся на временном хранении в архивах организаций, БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии, в пределах своих полномочий, осуществляет методическое руководство и контроль. В функцию контроля входят периодически проводимые комплексные и тематические проверки их работ.

Организационно – методическое руководство и контроль за работой архивов организаций – источников комплектования, находящихся на временном хранении и организацией документов в делопроизводстве учреждений предусматривает:

- осуществление совместно с организациями – источниками комплектования организационных и методических мероприятий по совершенствованию работы архивов, экспертных комиссий, организации документов в делопроизводстве;

- проведение комплексных, тематических и контрольных проверок архивов и организации документов в делопроизводстве;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- изучение и обобщение результатов работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- повышение квалификации работников, отвечающих за архивы и ведение делопроизводства в организациях;

- отбор и упорядочение управленческих, научно – технических, аудиовизуальных документов и подготовка их к передаче на постоянное хранение, упорядочение документов по личному составу, обеспечение их сохранности, а также за использование архивных документов;

- ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, проведение паспортизации архивов организаций.

1.2. Приказом директора БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии за специалистами отдела комплектования и ведомственных архивов закрепляются организации для осуществления организационно-методического руководства и контроля за работой архивов, организацией документов в делопроизводстве учреждений – источников комплектования.

1.3. Для учета работы с организациями в госистархиве ведутся картотеки учета работы с организациями, автоматизированные базы данных и наблюдательные дела.

1.4. В соответствии с п. 4.1.3. «Правил» БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии ведет наблюдательное дело на каждую организацию, включенную в состав источников его комплектования.

Наблюдательное дело формируется с момента включения организации в список источников комплектования архива и ведется до момента исключения организации из него, в виду ликвидации или коренной реорганизации, повлекшей изменение задач и функций организации.

Изменение наименования или подчиненности организации, а также смена формы собственности не является основанием для открытия нового наблюдательного дела.

Состав документов, формируемых в наблюдательное дело, должен отражать его назначение, а именно: по наблюдательному делу делается вывод об уровне состояния делопроизводства в организации, об уровне обеспечения сохранности документов, об изменении в  наименовании организации, ее структуры и организационно-правовой формы, об уровне организационной работы куратора и ее качестве.

Ведение наблюдательного дела возлагается на сотрудника отдела комплектования и ведомственных архивов, курирующего соответствующую организацию.

II. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ НАБЛЮДАТЕЛЬНЫХ ДЕЛ

2.1. Документы в наблюдательных делах формируются в определенном порядке. Первым документом в наблюдательном деле помещается докладная записка, выписка из протокола ЭПК Минкультуры Чувашии с решением о включении организации в список источников комплектования госархива, последним документом - докладная записка и выписка из протокола ЭПК Минкультуры Чувашии об исключении организации из списка источников комплектования госархива. Систематизация остальных документов внутри наблюдательных дел осуществляется в хронологическом порядке по мере поступления документов, независимо от их видов.

Подходы к систематизации документов во всех наблюдательных делах в госистархиве Чувашии должны быть одинаковыми.

2.2. В БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии документы в наблюдательных делах подшиваются в процессе деятельности. Дела объемом свыше 250 листов формируются в отдельные тома.

2.3. Обложки наблюдательных дел оформляются в соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» (ВНИИДАД, М., 1991), предъявляемыми к оформлению обложек дел текущего делопроизводства.

На обложку наблюдательного дела выносятся следующие реквизиты:

- наименование государственного архива;

- индекс по номенклатуре дел;

- наименование отдела, ответственного за работу с организациями;

- порядковый номер организации по списку организаций – источников комплектования государственного архива, утвержденному директором БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии и согласованному с ЭПК Минкультуры Чувашии;

- наименование организации;

- крайние даты, которыми являются даты решения ЭПК Минкультуры Чувашии о включении и исключении организации из списка источников комплектования госистархива.

На обложку наблюдательного дела крайние даты документов выносятся при передаче его на постоянное хранение в фонд государственного архива.

Если наблюдательное дело состоит из нескольких томов, то в этом случае после наименования организации указывается номер тома.

В случае изменения реквизитов: индекс, наименование организации или при передаче в другую организацию обложки наблюдательных дел переоформляются или на обложке указывается новое наименование этой организации, а прежнее наименование организации заключается в скобки.

2.4. Наблюдательное дело в текущем делопроизводстве размещается в шкафах в соответствии с порядковым номером организации – источника комплектования в вертикальном положении. На внутренней стороне шкафа размещается список организаций с указанием их порядкового номера.

2.5. Доступ к документам наблюдательных дел организаций имеют только сотрудники отдела комплектования и ведомственных архивов госистархива, ответственные за работу с организациями.

2.6. Осуществляет контроль и несет ответственность за своевременным качественным формированием наблюдательного дела специалист отдела комплектования и ведомственных архивов, курирующий соответствующую организацию.

III. СОСТАВ И СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НАБЛЮДАТЕЛЬНЫХ ДЕЛ

В наблюдательные дела включаются документы, характеризующие работу БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии с организацией – источником комплектования этого архива по вопросам ведения делопроизводства и обеспечения сохранности документов, где состав документов  помещаемых, в наблюдательные дела отражены по следующим группам:

3.1. Учредительные и правоустанавливающие документы организации:

3.1.1. Выписка из решения ЭПК Минкультуры Чувашии о включении организации в список организаций - источников комплектования.

3.1.2. Копии распорядительных документов (указов, приказов, решений постановлений) о создании организации, изменениях ее наименования и подчиненности, реорганизации и ликвидации.

3.1.3. Устав организации, копии свидетельства о государственной регистрации устава,  либо выписка об основных направлениях деятельности  и функциях организации.

3.2. Нормативно-методические и организационно-распорядительные документы, регламентирующие документационное обеспечение управления и работу архива организации:

3.2.1. Инструкция по ведению делопроизводства.

3.2.2. Номенклатура дел организации (действующая).

3.2.3. Копия распорядительного документа о создании и составе постоянно действующей экспертной комиссии организации.

3.2.4. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации.

3.2.5. Положение об архиве организации.

Перечисленные документы помещаются в наблюдательное дело после согласования их ЭМК БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии и утверждения руководителем организации.

3.2.6. Приказ о назначении начальника службы документационного обеспечения.

3.2.7. Приказ о назначении зав. архивом или ответственного за архив.

3.3. Информационные документы о работе архива организации:

3.3.1. Справки (акты) по результатам проведения комплексных, тематических, контрольных обследований (проверок) работы делопроизводства и архива организации.

3.3.2. Справки организации об утратах документов постоянного срока хранения, документов по личному составу, о причинах утраты и мерах по розыску документов.

3.3.3 Акты проверок наличия документов.

3.3.4. Акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.

3.3.5. Переписка с организацией по вопросам ведения делопроизводства и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики.

В наблюдательном деле могут формироваться и другие документы, отражающие работу государственного архива с организациями (итоги смотра – конкурса, акты о приеме документов и др.). На госхранение эти документы могут передаваться в составе наблюдательного дела после исключения организации из списка источников комплектования и проведения экспертизы их ценности.

Рекомендуемый состав и сроки хранения документов, согласно Перечню (М., 2010) приводится в Приложении 1.

IV. ОТБОР И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ НАБЛЮДАТЕЛЬНОГО ДЕЛА В ТЕКУЩЕМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ И ПРИ ИСКЛЮЧЕНИИ ИЗ СПИСКА

ОРГАНИЗАЦИЙ – ИСТОЧНИКОВ  КОМПЛЕКТОВАНИЯ БУ «ГОСИСТАРХИВ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ» МИНКУЛЬТУРЫ ЧУВАШИИ

4.1. Экспертиза ценности документов наблюдательного дела проводится в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии один раз в 5 лет, в соответствии с рекомендуемыми сроками хранения, указанными в Приложении Памятки.

4.2. При проведении экспертизы ценности документов наблюдательного дела могут быть отобраны и оставлены на дальнейшее хранение в его составе, до исключения организации из списка источников комплектования БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии следующие документы:

- нормативно – методические документы организации (положения о ЭК, об архиве, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел).

4.3. Наблюдательные дела подлежат экспертизе ценности, упорядочению и передаче на госхранение при исключении организации из списка организаций – источников комплектования БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии (ликвидация, отказ от сотрудничества, сокращение объема документов, представляющих историческую ценность при изменении правового статуса).

При исключении организации из списка организаций – источников комплектования одного госархива и включении её в список организаций – источников комплектования другого госархива (при наличии выписки из протоколов ЭПК Минкультуры Чувашии с решением о включении и исключении организации из списка организаций – источников комплектования госархива) наблюдательное дело передается другому госархиву согласно акту приема – передачи документов.

4.4. Все документы, входящие в состав наблюдательного дела организации, после принятия решения ЭПК Минкультуры Чувашии об исключении её из списка организаций - источников комплектования БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии, подлежат экспертизе ценности упорядочению и передаче на госхранение.

4.5. Наблюдательные дела, завершенные делопроизводством, подшиваются и оформляются  в установленном порядке, включаются в опись дел постоянного хранения БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии и систематизируются согласно схеме построения списка учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования госархива. Наблюдательные дела включаются в опись по дате исключения организации из списка организаций – источников комплектования.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭМК

БУ «Госистархив Чувашской Республики»

Минкультуры Чувашии

___ _____________ 2011 г. № ____

Приложение к п. 4.1

Состав документов и сроки хранения наблюдательного дела

                      СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. (ГСДОУ) М., 1991

3. Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук. М., 2007.

4. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. М., 2010.