На главную


AnonsImg 29 июня 2016
AnonsImg 28 июня 2016
AnonsImg 25 июня 2016
Rambler's Top100
 
Новости
 
Фонды
 
Вопрос-ответ
 
Контакты

Положение об отделе обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов

1. Общие положения

 

1.1. Отдел обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов является структурным подразделением бюджетного учреждения Чувашской Республики «Государственный исторический архив Чувашской Республики» Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики (далее – Архив), осуществляющим организацию хранения, обеспечения сохранности, комплектования и государственный учет документов Архивного фонда Чувашской Республики.

1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации; законодательными и иными правовыми актами Чувашской Республики; решениями и указаниями Федерального архивного агентства и Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики; Уставом Архива, приказами и решениями дирекции Архива, а также настоящим Положением.

1.3. Отдел непосредственно подчиняется директору Архива.

1.4. Отдел курирует заместитель директора по основной деятельности в соответствии с распределением обязанностей.

 

 

 

2. задачи отдела

 

Основными задачами отдела являются:

2.1. Разработка основных направлений и анализ работы Архива по обеспечению сохранности, комплектованию и государственному учету документов, подготовка предложений по его совершенствованию.

2.2. Комплектование архивными документами, отнесенными в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации и Чувашской Республики, от организаций – источников комплектования Архива.

2.3. Оказание методической и практической помощи в организации делопроизводства и работы архивов-организаций – источников комплектования Архива.

2.4. Организация хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и Чувашской Республики, других архивных документов, копий страхового фонда и фонда пользования.

2.5. Государственный учет документов Архива.

2.6. Изучение передового отечественного и зарубежного опыта в области обеспечения сохранности, государственного учета документов, внедрение его в практику работы отдела, Архива.

 

 

 

3. основные Функции отдела

 

Отдел в соответствии  с возложенными на него задачами:

3.1. Подготавливает предложения к проектам целевых комплексных программ, перспективных, годовых  планов  работы Архива по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении.

3.2. Осуществляет прием архивных документов на хранение, распределяет их по архивохранилищам, контролирует состояние сохранности принимаемых документов.

3.3. Совместно с хозяйственной службой обеспечивает поддержание оптимальных условий и санитарно-гигиенического режима хранения архивных документов, режим доступа в архивохранилища, соблюдение правил пожарной безопасности в них; контролирует правильную эксплуатацию помещений архивохранилищ.

3.4. Определяет очередность проведения проверки наличия и состояния архивных документов, организует и координирует эту работу в архивохранилищах. Организует и контролирует работу по учету и розыску необнаруженных архивных документов.

3.5. Организует и контролирует работу по оценке и учету физического состояния архивных документов на бумажной основе.

3.6. Выполняет работы по улучшению физического состояния основы архивных документов, находящихся на хранении в архиве: дезинсекцию, дезинфекцию архивных документов, их подшивку и обеспыливание.

3.7. Обеспечивает соблюдение правил выдачи архивных документов из архивохранилищ, контролирует их возврат.

3.8. Проводит опечатывание архивных фондов, прошедших проверку наличия.

3.9. Организует и проводит комплекс работ с уникальными и особо ценными документами.

3.10.Обеспечивает ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики.

3.11. Организует работу по техническому оформлению дел.

3.12. Осуществляет государственный учет документов Архивного фонда Чувашской Республики и других архивных документов, в том числе специальный учет различных категорий архивных документов, осуществляемый в соответствии с указаниями Росархива, Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики.

3.13. Участвует в работе по обеспечению преемственности системы учета архивных документов, хранящихся в Архиве и архивах учреждений, организаций и предприятий-источников комплектования госистархива.

3.14. Координирует и контролирует работу архивохранилищ по рациональному размещению архивных документов и обеспечению их сохранности.

3.15. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности и учету документов Архива, готовит предложения по ее совершенствованию.

            3.16. Разрабатывает и ведет списки организаций и физических лиц – источников комплектования Архива.

            3.17. Осуществляет организационно-методическую помощь и контроль архивных служб, архивов учреждений за организацией документов в делопроизводстве организаций – источников комплектования  Архива.

3.18. Обеспечивает контроль за соблюдением организациями – источниками комплектования Архива законодательных актов и нормативных документов в области архивного дела.

3.19. Ведет государственный учет документов, временно хранящихся в организациях – источниках комплектования Архива, обобщает и анализирует учетные данные, организует работу по проведению паспортизации архивов организаций.

3.20. Оказывает организационно-методическую помощь центрально-экспертным и экспертным комиссиям организаций – источников комплектования Архива по вопросам совершенствования организации работы с документами.

3.21.  Анализирует состояние и хранение архивных документов в  организациях – источниках комплектования.

3.22. Организует отбор и своевременную передачу документов Архивного фонда Чувашской Республики из организаций – источников комплектования  на постоянное хранение в Архив.

3.23. Организует и проводит семинары, совещания по повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб, участвует в мероприятиях по повышению квалификации работников архивов организаций - источников комплектования  Архива.

3.24. Составляет и согласовывает с организациями – источниками комплектования графики утверждения положений об архивах и экспертных комиссий организаций, инструкций по делопроизводству и номенклатуры дел организаций – источников комплектования Архива.

3.25. Выносит на рассмотрение экспертно-методической комиссии Архива положения об архивах и экспертных комиссий организаций, инструкций по делопроизводству и номенклатуры дел организаций – источников комплектования

3.26. Составляет и согласовывает с организациями – источниками комплектования графики приема документов Архивного фонда Чувашской Республики, представления описей дел постоянного хранения, научно-технической документации и по личному составу на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Минкультуры Чувашии.

3.27. Принимает участие в подготовке предложений к проектам программ развития и планов работы Архива в области обеспечения сохранности и государственного учета документов.

3.28. Принимает участие в разработке научно-исследовательских тем, разрабатывает методические пособия по профильным отделу направлениям, внедряет их  в практику работы отдела, Архива.

3.29. Осуществляет мероприятия по научной организации труда в отделе.

3.30. Проводит экономический анализ работы сотрудников, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени), готовит предложения по результатам анализа.

3.31. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации кадров архива, обеспечивает прохождение практики студентов, подготавливает предложения к проектам программ, планов, других методических документов по повышению деловой квалификации архивных работников по профильным отделу направлениям.

3.32. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения сохранности и государственного учета, внедряет его в практику работы отдела Архива.

3.33. Участвует в подготовке, проведении совещаний, семинаров по профильным отделу направлениям.

3.34. Обеспечивает выполнение приказов, решений коллегии, указаний Росархива, Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики, приказов директора Архива и решений дирекции по профильным отделу направлениям.

3.35. Участвует в работе дирекции и других совещательных органов Архива. Вносит на их рассмотрение вопросы развития архивного дела по профильным отделу направлениям, готовит материалы к обсуждению, осуществляет контроль за выполнением принятых решений.

3.36. Участвует в определении потребностей Архива в оборудовании для хранения и защиты архивных документов, улучшения их физического состояния.

3.37. Организует работу по обеспечению преемственности системы учета, научно-справочного аппарата к архивным документам, хранящихся  в организациях – источниках комплектования.  

3.38. Принимает участие в решении вопросов фондирования архивных документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования.

3.39. Организует работу по заключению договоров с учреждениями об упорядочении архивных  документов и оказании им платных услуг в установленном порядке, принимает участие в их выполнении.

3.40. Организует проведение санитарных дней в архивохранилищах.

3.41. Разрабатывает и внедряет методические пособия по профильным отделу направлениям.

3.42. Участвует в ведении баз данных профилю работы отдела с использованием автоматизированных архивных технологий.

3.43. Осуществляет мероприятия по охране труда, технике безопасности и пожарной безопасности.

3.44. В установленном порядке участвует в выполнении договорных работ, осуществляемых отделами Архива.

 

 

 

4. Права отдела

 

Отделу предоставляется право:

4.1. Получать от других структурных подразделений и организаций - источников комплектования  Архива   материалы, необходимые для выполнения функций отдела.

4.2. Информировать руководство Архива о фактах нарушения архивного законодательства в организациях - источниках комплектования.

4.3. Участвовать в работе ликвидационных комиссий организаций-источников комплектования Архива.

4.2. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных  подразделений Архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.

4.3. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с архивными учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию Архива.

4.4. Контролировать состояние сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики и других архивных документов, описей дел, документов в процессе работы с ними в других структурных подразделениях.

4.5. Участвовать в работе дирекции, других совещательных органов Архива.

4.6. Вносить на рассмотрение руководства Архива предложения по улучшению организации труда в отделе, требовать своевременного обеспечения материалами.

 

5. Организация работы отдела

 

5.1. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый и освобождаемый от должности приказом директора Архива по согласованию с дирекцией.

5.2. Начальник отдела организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий; представляет Архив в организациях-источниках комплектования по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела. В отсутствие начальника отдела его обязанности возлагаются на заместителя начальника отдела.

5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе планов, утверждаемых директором Архива.

5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии со структурными подразделениями Архива и архивных учреждений республики.

5.5. Отдел взаимодействует со структурными подразделениями, службами Архива и организациями-источниками комплектования при организации и проведении работ в пределах своей компетенции, с архивными, научными и другими заинтересованными учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию работы отдела.

5.6. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием Архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ. Работники отдела назначаются и освобождаются от должности приказом директора Архива по согласованию с начальником отдела.

5.7. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.

5.8. Задачи, функции и права входящих в состав отдела архивохранилищ определяются положениями об архивохранилищах.

Госархив Архив современной истории Архив электронной и кинодокументации Архив печати       
Разработка сайта - ООО "Интернет-Сервис"